仕事の進め方研修-PDCA/報連相/チームワーク-

新入社員が知るべき仕事の進め方の基本について学ぶ研修です。社会人になると、PDCAサイクルを回すことや、上司への報連相(報告・連絡・相談)を実践すること、また他の社員や取引先とのチームワークが必要となります。この研修では、そうした基本的な内容を、演習やロールプレイングを交えて徹底的に学んでいただきます。

■研修の目的

社会人にとって必要な仕事の進め方を理解した上で、PDCA、報連相、チームワークの重要性を認識し、ロールプレイングを通して体得していただきます。

 

■仕事の進め方研修の特徴

■仕事を進めるために必要な内容を徹底的に習得

「仕事を進める」とはどういうことなのか、実は新入社員のみならず、多くの上司・先輩もしっかりと考えたことがない内容かと思います。しかしこのあたりをきちんと理解していないと、仕事のできない社員になってしまう恐れがあります。そこでこの研修では、そもそも仕事を進めるとはどういうことなのか、基本的なことから学んでいただきます。

 

どんな業種・職種においても、仕事を進めるということは、基本的に3つのステップから成り立っています(①指示(依頼)を受ける ②作業を行う ③完了報告を行う)。ここからわかることは、ただ好き勝手に作業を行うことは仕事とは言えないということです。また指示や依頼を受けた相手に完了した旨の報告をするまでが仕事なのです。そしてその仕事を進める上では、PDCAサイクルを回すこと、報連相(ホウレンソウ)をしっかりと行うこと、チームワークを大切にすることが必要になります。

 

仕事の進め方研修

 

「チームワーク」「同期の絆作り」といったテーマで重点的に研修を実施したいという企業様は、新入社員ワークショップ-同期のチームワーク-をご覧下さい。

■現場の声をふまえ、解決策を盛り込んだプログラム

新入社員を受け入れる現場としては、新人には研修期間中にできるだけ仕事のやり方を覚えてほしいと思うものです。しかし現実は、「こんなことも知らないの?」「ここまで基本的なことから教えなければならないのか」と頭を抱える上司・先輩が多くいます。そこでこの研修では、配属直後に現場からよく上がってくるお声を元に、そういったお悩みを解決するようなプログラムとしています。

 

【上司・先輩が抱える新入社員についての悩み(配属直後)】

・メモを取らない

・わからないことがあっても聞いてこない

・指示した内容について、完了報告をしてこない

・同じミスを繰り返す

・「その後どうなった?」と聞かないと報告をしてこない

・報告内容がわかりにくい

・報告内容に、「事実」と「自分の意見」が混在している

 

上記のようなお声に対する解決策を盛り込んだ研修としています。

■学んだ内容をすべて実践できる総合演習

研修2日目の午後には、それまでに学んだ仕事の進め方の基本、PDCA、報連相、チームワーク等を実践するための総合演習・ロールプレイングの時間をたっぷり設けています。新入社員は、現場で働いた経験がないため、現場でのイメージを湧かせにくい傾向があります。そのためより実践に近い環境でトレーニングを重ね、学んだことを研修中に体得していただきます。

■研修の流れ

■カリキュラム

仕事の進め方研修-PDCA/報連相/チームワーク-

 

【1日目】

 

Ⅰ.仕事の進め方

1.仕事を進めるとは

2.指示(依頼)を受ける

・大きな声で「はい」と返事をする ・上司の所へ行ってメモを取る ・期限を確認する(6W3H) 

・分からないことは質問する ・復唱して確認する ・「かしこまりました」「承知致しました」と言う

[ワーク]上司からの指示をメモする

テーマ例:指示内容「明日の会議の時間と場所が変更になったので、参加者にメールで連絡して」

3.作業を行う

・指示された内容を頭に叩き込んで取りかかる ・指示された内容の意味を考える 

・分からないことが出てきたら質問しに行く

[ワーク]上司からの指示を受けて、実際に作業を行う

4.完了報告を行う

・完了報告をするまでが仕事

 

Ⅱ.PDCA

1.PDCAサイクルとは 

・Plan(計画)/Do(実行)/Check(評価)/Action(改善)

2.PDCAの重要性

・C(評価)、A(改善)をいかに行うかで成長スピードが変わる

[ワーク]PDCAサイクルを回さないとどんな問題が起こるか

3.PDCAの実践

[ワーク]入社後の自身の取り組みをPDCAにあてはめて考える

 

Ⅲ.報連相~上司・先輩とのコミュニケーション

1.報告・連絡・相談の違い 

2.なぜ報連相が必要なのか

3.報告のポイント

・報告が必要なとき ・結論→詳細の順番で伝える ・「事実」と「意見」をごちゃまぜにしない 

・聞かれる前に話す ・中間報告をする

[ワーク]上司に報告する文章を作成してみる

4.連絡のポイント

・連絡が必要なとき ・連絡の方法(口頭、電話、メール) ・「事実」のみを伝える ・概要→詳細の順番

5.相談のポイント

・まずは自分で考え、わからないことを相談する ・最初に「ご相談してもよろしいでしょうか?」と確認する

・自分の考えをもった上で相談する ・お礼を伝える ・相談した内容については、結果の報告をする

6.報連相の注意点

・報連相の量は、最初は多すぎるくらいがちょうどいい

・報告事項と相談事項ある場合は報告→相談の順番にする

7.報連相ロールプレイング

[テーマ例]:イレギュラーな事態が発生した場合の報連相

「他の会議の参加者より、会議に参加できなくなった旨の連絡。どのように報告・連絡・相談するか」

 

【2日目】

 

Ⅰ.チームワーク演習(できないことを体感)

[ワーク]上司からの指示「自社の魅力を就活生にアピールするための求人広告を作成して」

※あえていきなり取り組むことで、チームワークがないとできないことを実感する

(目的が共有されていない、役割分担がされていない、上司への相談、報告をしていない 等)

 

Ⅱ.チームワークの重要性

1.チームワークの要素

・共通の目的 ・役割分担 ・情報共有(コミュニケーション) ・目的に向かう行動

2.会社組織とは

・ピラミッド型とライン・スタッフ型 ・一人では何もできない ・会社における役割

3.チームに必要なコミュニケション

・報連相のおさらい

・依頼の仕方(相手の立場を考える、クッション言葉)

 

Ⅲ.チームワーク演習の振り返り

~PDCAのフレームワークで何が悪かったか、次はどうするかを話し合う

 

Ⅳ.総合演習

[ワーク]上司からの指示「自社の魅力を就活生にアピールするための求人広告を作り直して」

・上司からの指示を元に作業を行うことで、「仕事を進め方」を理解できる

・都度講師に相談や中間報告を行うことで、「報連相」を実践できる

・講師から指摘された箇所を修正し、再作成することで「PDCA」を実践できる

・目的、役割の分担を設定することで、「チームワーク」の重要性を体感できる

 

Ⅴ.全体発表

1.各グループの発表(上司に報告する場面を全体に公開する)

2.講師による優秀チームの選定

 

Ⅵ.現場で実践すること

[ワーク]配属後に現場でどのように実践するかを考える

 

※1日間で実施する場合は、上記カリキュラムのうち1日目の内容を中心に実施致します。

■事後課題

どんなに良い研修だったとしても、学んだことは次第に忘れてしまうのが人間です。そこで事後課題を行うことで、研修内容を思い出させて、研修で学んだ内容を定着化させることができます。研修の効果を最大限に高めたいけれど、思うように時間がとれないという企業様にお勧めの内容です。※事後課題については、ご要望に応じて様々な内容を実施することが可能です。

 

■PDCAシートの提出

【内容】

研修1日目に記載したPDCAのシートの「P」の内容について、振り返りを行い(「D」「C」)、どのように改善するか(「A」)、どのような行動計画を立てるか(P)を記入し、提出する。

 

【効果】

・研修中に立てた計画を現場で実践するた

  めの手助けになる

・PDCAサイクルの考え方を復習できる

・PDCAサイクルを回す習慣がつく

 

PDCAシートイメージ

■1分間報告動画の提出

【内容】

自身で動画を撮影し、提出する。

テーマ例「研修で学んだ『報連相』について、どのように現場で活かしているかについて、1分間で報告してください。」

 

【効果】

・報告内容を考える際に、研修で学んだ報連相の内容を復習できる

・動画を撮影することで、報告の仕方の練習になる(多くの人は、自身の動画 を見て納得がいくまで取り直すため、繰り返し自習をすることになる)

1分間報告動画の提出

■受講者・上司向けアンケート

受講者と上司に対して、同内容の設問(10問)に回答していただくことで、本人が課題と思っている点と、上司が課題と捉えている点が明確になります。その後のフォローアップ研修の実施内容に取り入れることも可能です。

 

【受講者向け】

【上司向け】


■仕事の進め方フォローアップ研修[オプション]

仕事の進め方研修は、新入社員、若手社員向けの内容ですが、数ヶ月後にフォローアップ研修を行うことで、研修の効果をさらに高めることが可能となります。フォローアップ研修では、前回の研修で学んだ内容の振り返りを行うと共に、応用編について学んでいただきます。

 

■フォローアップ研修の目的

現場での取り組みを振り返り、現状の課題やどのように改善するかを明確化します。また新入社員研修で学んだ内容を復習した上で、報連相や仕事の進め方の応用編を学び、ビジネススキルを向上させていただきます。

 

■フォローアップ研修の特徴

仕事の進め方研修同様、配属数ヶ月後に現場の上司・先輩から上がってくるお声を元に、プログラムを作成しています。下記のようなお声を解決するような研修としています。

 

【上司・先輩が抱える新入社員についての悩み(配属から数ヶ月後)】

・相談した後に、結果や経過の報告をしてこない

・言われたことはできるけれど、言われたことしかできない

・気が利かない

・すぐに「どうしたらいいですか?」と聞いてくる

・自分自身で物事を判断できない

・相手の立場や気持ちを理解できていない

こういった声の解決策を盛り込んだ研修としています。

 

■研修の流れ

仕事の進め方フォローアップ研修

 

Ⅰ.現場で実践したことの振り返り

[ワーク]現場で働いてみて、できていること、できていないことを共有する

 

Ⅱ.仕事の進め方研修の振り返り

※本人アンケート、上司アンケートの結果を元に「できていない点」を重点的に扱う

・仕事の進め方

・PDCA

・報連相

・チームワーク

[ワーク]

・できていない点について、新入社員研修や中間課題で記載したPDCAのシートを使用し、どのように改善するかを考える

 

Ⅲ.報連相の応用

1.「相手が何を求めているか」を考えることで、報連相が上手になる

[ワーク]職場で相手に「報告してほしい」「相談してほしい」と思う内容はどのようなものがあるか

2.「お礼」と「お詫び」を常に意識すると、自然とできるようになる

3.求められる報連相の量は、職場・上司によって異なる

 

Ⅳ.仕事の進め方の応用①上司に言われたことをやるだけではダメ

1.上司から指示があった場合の対応

・言われた「以上」のことをする

2.上司から指示を受けた場合のSTEP

 STEP1:上司の指示の上位の目的を考える

 STEP2自分が上司の立場だったら、上位の目的を達成するために何ができるかを考える

[ワーク]上司の指示を受け、どのように行動すべきか

 

Ⅴ.仕事の進め方の応用②判断力を養う

1.「どうすればいいですか?」ではなく「○○してもいいですか?」と聞く

2.判断力を養うためのSTEP

 STEP1:選択肢をできるだけ洗い出す

 STEP2:それぞれの選択肢を選んだ結果何が起こるかを想定する 

 STEP3:どの選択肢をとるべきかを比較し決定する

[ワーク]大事な会議で資料の不備に気がついたときにどのように対応するかを考える

 

Ⅵ.現場に戻って実践すること

[ワーク]本日学んだ内容を、具体的にどのような場面で活かすかを考える

■仕事の進め方研修のお問合せはセールスアカデミーへ!

セールスアカデミーでは、毎年多くの企業様向けに新入社員研修、若手社員向け研修を実施しています。経営者、人事・教育ご担当者様、現場の管理者の方の多くのお声を反映させた内容となっております。また近年の新入社員・若手社員の傾向をふまえて、どういった点につまづくか、どのような部分を苦手としているかを分析し、プログラムを作っております。そのため現場ですぐに活かせる内容となっております。

 

なお「PDCAを重点的に行ってほしい」「報連相は少しで良い」等の個別のご要望にもお応えしております。貴社向けのオリジナル研修にカスタマイズすることも可能です。

 

新入社員や若手社員に仕事の進め方の基本を学ばせたいという企業様は、ぜひご相談ください!

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