タイムマネジメント-新入社員研修-

仕事を効率的に進めるには、タイムマネジメントが不可欠です。学生時代は物事を効率的に進めるということを考えていた人は少なかったかと思いますが、社会人になると、短い時間で大きな成果を出すということが求められます。この研修では、タイムマネジメントのポイントや、仕事をする上でどのように活用するかを学んでいただきます。

■カリキュラム

Ⅰ.タイムマネジメントを妨げる6つの要因

タイムマネジメントが重要とわかっていても、効率的に仕事をすることは難しいものです。なぜならば、効率化を阻害する様々な要因があるためです。ここではまず、効率的に仕事ができない要因は何なのかを理解し、自身の現状の課題を明確にすることで、問題意識をもって研修に取り組んでいただきます。

 

Ⅱ.タイムマネジメントのポイント

タイムマネジメントを行う上では、生産性について考えることが必要です。生産性とは、成果/総工数であり、これを向上する必要があります。その上で、明確な目標を持つこと、期日が明解であること、優先順位をつけること、仕事の分解、各業務の所要時間の見積り、量と質のバランスといったタイムマネジメントにおけるポイントについて学んでいただきます。

 

Ⅲ.目標明示力と業務分解力

タイムマネジメントを行う上では、仕事の完成イメージを明確に持ち、そこに到達するために業務を分解することが必要となります。ここではワークを通して業務のタスクをブレイクダウンする手法を学び、目標明示力と業務分解力を向上させていただきます。

 

Ⅳ.タイムマネジメントの細かなノウハウ

研修の最後には、タイムマネジメントの細かなノウハウについて学んでいただきます。事例を交えながら、すぐに実行できる手法を知ることで、研修後ただちに実践していただきます。

 

■カリキュラム詳細

■仕事の効率を高めるタイムマネジメント~新入社員研修~

 

Ⅰ.タイムマネジメントを妨げる6つの要因

1.業務の全体像が把握できていない

2.何から手を付けていいのか分からないままの業務推進

3.自分のこだわりや価値観を優先している

4.頼まれるとNOと言えず、自分が抱え込む

5.話の要点をまとめるのが苦手

6.仕事が遅い

[ワーク]自分自身の課題を考える

 

Ⅱ.タイムマネジメントのポイント

1.生産性を考える

・生産性=成果/総工数

[ワーク]あなたの仕事をじゃまするもの(事)は?

2.タイムマネジメントにおける5つのポイント

・明確な目標 ・期日が明解 ・優先順位 ・仕事の分解、各業務の所要時間の見積り ・量と質のバランス

 

Ⅲ.目標明示力と業務分解力

1.仕事の完成イメージを鮮明に持っているか

2.目標明示と業務分解の手順

3.業務のタスクブレイクダウン

[ワーク]業務分解してみる(テーマ:職場の懇親会の開催)

 

Ⅳ.タイムマネジメントの細かなノウハウ

・生産性の上がらない職場の事例

■受講者の声

 

・目標を設定する際は、第三者が客観的に判断できるような目標とすることが重要であり、具体的な数字を用いることが有効であると学びました。また仕事を行う上では、評価基準、評価者を確認することが重要であり、依頼主との間でどのような状態がゴールであるか、合意をとることが必要であると学びました。ゴールが過剰に高いものである場合は、交渉によって自分寄りに下げた方が良いこともあります。また納期が先の仕事については、仕事を始める期日について決めておくことが重要であると学びました。また早い段階で少しだけ取り掛かり、全体像を掴むことが有効であることを知りました。報連相を自分から率先して行うことは、忙しい時間に仕事が増えることを防ぐためにも有効であるということを学びました。

 

・気が重くなるような仕事については、気を取られないように一日の始まりにすること、そしてその際には、長引かないように作業時間の目標を設定することを意識したいと思います。また隙間時間の活用の一環として、何かを待っている時間をなくし、その間に何かできることはないかを考えるようにしたいと思います。そして自分は、複数の仕事をする際に、自分のやりやすい順番でやろうとしてしまう恐れがあるので、優先順位を意識し、不要なこだわりをなくすようにしたいと思います。

 

・タイムマネジメントでは、「生産性とは何か」ということから、目標の明確化や、業務を分解することの重要性を学び、その実践的なワークを行った。

 

・体調管理はもちろんのこと、自己管理をしっかりと行うことは、ビジネスをする上で欠かせないポイントであると学びました。タスクに対してどれほどの時間を投下すべきかを管理することで、できるビジネスマンに近づくことができ、その際に求められるスキルは、目標の明示力と業務を分解する力であると学びました。

 

・タイムマネジメントの重要なポイントは、「わからない」や「思い込み」の確認と排除にあるということを学びました。また目標を明らかにして、仕事を分解し、適切な優先順位を考えて、取り組むべき仕事内容や時間を決定することも、重要なポイントであることを知りました。私は物事に凝り過ぎたり、時間を浪費したりする傾向にあるため、意識していきたいです。「事実」と「思い込み、決めつけ」の区別は重要だと思いますが、自分は特にミスをしがちなタイプであると思っているため、このあたりを常に頭に入れておきたいと思います。また日常において曖昧になっていることを、具体的に考えるということも実践していきたいです。

 

・タイムマネジメントについて、学生時代は実践できていなかったということに気が付いた。タイムマネジメントがうまくいかない要因や、どのようにすればうまくいくかというノウハウについて学ぶことができたので、仕事を行う際には、効率良く時間を使い、最大限の成果を出せるよう努力したい。

 

・事実と思い込みを区別することの必要性を学びましたが、自分が苦しい状況にいるときほど、冷静に判断ができずに沼にはまってしまいそうだと思いました。何事においても、客観的な視点で見ることと、業務を分解することの2つを意識していきたいです。

 

・「懇親会の開催」というテーマで業務分解を行うワークは、リアリティがありイメージが湧きやすかったです。

 

・私は人からの評価を気にして、業務について凝りすぎてしまい、結果的に付帯口数が増えてしまうことが多いので、どこまでのパフォーマンスを求められているのかを常に考えた上で行動していきたいです。タイムマネジメントについて学んだことで、私の時間には、会社からお金が支払われているという意識が強まり、気が引き締まりました。

 

・業務の効率化を図るために、タイムマネジメントはとても有効であると知りました。そして一つの仕事でも、分解をして、各業務の所要時間を見積もる必要があると学びました。それから目標は、他者から見ても明確で具体的なものである必要があるということを学びました。

 

・タイムマネジメントでは、自分のゆずれない点をある程度理解しつつも、そこを少し緩めて考えることで、効率がアップするものだと気づくことができた。またNOと言えることも大切なポイントであると学んだ。今後、タイムマネジメントを行っていく中で、業務の分解をしていくことを実践していきたい。私は、物事を大枠で見ることは得意なつもりであったが、分解していく力が弱いと感じた。分析ができるということと、手順を分解することは少し違うので、今後の課題としたい。

 

・タイムマネジメントのノウハウのうち、自分が集中できる時間を作ったり、ルーティンワークを決めたりすることも大切だと感じたので、実践していきたい。

 

・チームの目標を達成させるには、個人の役割をきちんと把握することが大切であると学んだ。自分自身の役割を知り、行動することで、効率よく目標達成に向かうと思う。目的とは「目指す価値」、目標とは「目指す状況」であり、「第三者が結果を判定できる表現」である必要があるということが理解できた。これまで目的と目標の明確な違いを知らなかったが、目標を明らかにすることで、現状の問題と、目標達成に向けた行動が具体的になると知った。突然振られるタスクにも対応できるよう、埋込み時間を常に作れるようにして、振られた仕事に対しては「何時までに、どんな成果を出すべきなのか」を明確にしてから仕事を引き受けるようにしたい。

 

・タイムマネジメントに関して、「どうやるのか」を考える時間が長いということに気が付きました。考えるよりも一度誰かに聞くことで、新たなやり方やアイディアが出てくると学んだので、全て自分でやろうとしないことも必要なのだと学びました。また過去に他の人から指示をされた際に、返事だけをして、どうやれば良いかがわからないまま作業を進めていたことがありました。指示を出した方と出された方に認識ギャップが生まれ、お互いに良い思いをしなかった記憶があります。指示を出された際は、具体的にどのように行えば良いのかを聞くことが大事であると学びました。また指示を出す際も、相手がわかりやすいように、5W1H等を意識しながら具体的に伝えたいと思いました。そして業務を分解することで、優先順位が把握できると学んだので、分解し、タイムマネジメントについても実践していきたいと思います。

 

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