ビジネス文書-新入社員研修-

社会人になると、ビジネス文書に触れるする機会が多く出てきます。ビジネスにおける文書には多くのルールがありますが、現場に出てしまうと、きちんと学ぶ機会はなかなか設けられないものです。上司や先輩に聞いたり、ネットで調べたりするだけでも多くの時間を割くことになってしまいます。そこでいざ文書を書く場面になって困ることがないよう、新入社員研修の中でビジネス文書についても取り扱います。

■カリキュラム

Ⅰ.ビジネス文書作成時のポイント(社内文書、社外文書)

ビジネス文書の中には、社内でやり取りするための社内文書と、社外の関係者と関わる際の社外文書があります。ここではそれぞれの特徴について学ぶと共に、作成時のポイントについて理解します。また良い文章を作成するためにはどのようなことに注意すべきか、正確に伝えること、あいまいさをなくすこと、読みやすい文章にしてすっきりさせること等、ポイントを絞ってお伝えします。

Ⅱ.Eメール作成時のポイント

社会人になると、Eメールを使用する機会が増えます。しかし多くの新入社員は、LINE等での連絡が当たり前になっていて、Eメールについてはあまり馴染みがないというのが実情です。そのためそのまま現場に配属されると、上司や先輩が事細かに教えなくてはならなくなり、現場としては大きな負荷がかかることとなります。そこでこの研修では、Eメールのメリット・デメリットを理解した上で、Eメールの基本的なルールや、注意すべきポイントをしっかりと学んでいただきます。

Ⅲ.書類送付状、案内状、ファックス送付状 等

以前に比べてファックスを使う企業は少なくなってきましたが、官公庁や歴史のある企業の場合、今もファックス文化は根強く残っています。またデータで送るには都合の悪い書類や資料、はがき等については、郵送で送る場面も多く出てきます。ここではこうした書類を送る際にどのようなことに注意すべきかを学んでいただきます。またそれぞれの書類の基本フォームについてもテキストに記載しているため、配属後にも参考書として活用していただけます。

■カリキュラム詳細

■ビジネス文書ー新入社員研修ー

 

Ⅰ.ビジネス文書作成時のポイント(社内文書、社外文書)

1.ビジネス文書の種類

2.ビジネス文書作成時のポイント

・社外文書 ・社内文書

3.良い文章をつくるポイント

・正確に伝える ・あいまいさをなくす ・読みやすい文書ですっきりする

 

Ⅱ.Eメール作成時のポイント

1.メールの特性 ・メールのメリットとデメリット

2.メール送信の基礎ルール 

・件名はできるだけ具体的に ・差出人はひと目でわかるように ・本文の書き方  ・署名は相手にとって大切な情報源 ・宛先 ・添付ファイルと送る際の注意点 ・顔文字や「(笑)」の使い方 ・注意して使いたいメール機能

3.返信メールの基本とマナー

・読んだら返信を習慣にしよう ・返信の件名の書き方 ・引用の効果的な使い方

 

Ⅲ.書類送付状、案内状、ファックス送付状、等

1.ファックス送信について

・ファックスの特性 ・送信時のマナー

2.オフィシャルレター(案内状・あいさつ状・お祝い状)など

・作成時のポイント ・オフィシャルレターの基本形

3.はがきの基本フォーム

・表書きの書き方 ・手紙のフレーズ例

 

※常にプログラムの改良を行っているため、内容は若干変更になる可能性があります。

■受講者の声

・ビジネス文書について、基本フォーマットや頭語、敬語、前文などの基礎を教わった上で、誤りがあるビジネス文書を読み、どこが間違っているのか、グループディスカッションをしました。他の受講者とディスカッションを行ったことにより、より理解を深めることができました。またビジネスメールのメリット・デメリットを考えたことで、メール作成時にどのような点に気をつけなければいけないか、相手に好感を与えるメールはどのようなものかを学びました。これらのことから、ビジネスにおける言い回しや敬語を正しく使うことで、相手を思いやることに繋がるという気づきを得ることができました。

 

・ビジネス文書特有の言い回しがあることを学びました。まず日付を書くこと、宛名が会社の場合は「御中」、相手側が複数の場合は「各位」と書くいったことを知りました。そして「ご担当者様各位」のように、敬称が重ならないようにすべきと知り、細かい部分にも気をつけていかなければいけないと感じました。そして「頭語」「結語」「前文」などについては、様々なビジネス文書を見て覚えていく必要があると感じました。講師の方がおっしゃったように、文章力をつけるには、新聞を読んだりすることが重要だと思いましたので、すぐに実践していきます。またEメールに関して、まず要件(結論)を書くことを意識しなければいけないこと、相手が見やすいように「視認性」をよくすることが重要だと学びました。社内でのメールでも、誰が見てもわかりやすく書けるようにしたいと思います。そして様々なビジネス文書を見て書き方を覚えていきたいと思います。また文章力をつけるにも、新聞などを読んで、簡潔にわかりやすく文章を書く力をつける練習をしたいと思います。Eメールについては、いきなり詳細を書かないこと、分かりやすく見やすい文章にすることを、日頃から意識して作成します。

 

・ふだんSNSばかりを使っていて、Eメールに触れることがほとんどなかったのですが、Eメールの内容や送るタイミングなどにも、細かなルールがあるということを学びました。ビジネスの世界においては、クライアントにEメールを送ったりすることも多いと思います。そういった状況で、相手にどようにすれば好印象を与えることができるのかを、常に意識したいと思います。

 

・ビジネス文書のやり取りでは、タイムラグがあり訂正ができない、また表情も見えないということを学びました。そのため全文の見やすさや、正しい言葉遣いの必要性を痛感させられました。

 

・本日の研修では、ビジネス文書の種類や、作成時のポイントを教わりました。これらは社会に入れば必ずやらなければならないことであり、ふだんから行っていなければボロが出てしまいます。今までは使用する機会もなく、知っていれば問題ないと思っていましたが、社会人として必ず使用していかなければならないツールであるため、気持ちを入れ替えて使用できるようにしていきます。

 

・研修を受講して、「急啓~早々」という表現を使用しなければいけないところを、「前略~早々」と表記し、非難を受けた会社があったという話を思い出しました。一つのミスが大きな問題に発展するため、緊張感を持って、日々の文書、文章に向き合う必要性を感じました。

 

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